1. Johdanto
Haluamme säilyttää luottamuksesi. Tässä tietosuojalausekkeessa kerromme, miten ja miksi keräämme henkilötietoja sekä miten suojaamme henkilötietojasi ja noudatamme henkilötietojen tietosuojaa koskevia säännöksiä.
EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) määrittää, miten henkilökohtaisia tietoja saa kerätä, tallentaa, koota, luovuttaa tai muutoin käsitellä. Asetus määrittää tiukat vaatimukset esimerkiksi henkilökohtaisten tietojen käsittelyn luottamuksellisuudelle ja turvallisuudelle. Henkilökohtaisia tietoja saa tallentaa ja käsitellä vain silloin, jos siihen on lakiin tai tietosuoja-asetukseen perustuva syy tai jos tietojen käsittelijä on saanut luvan.
2. Kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä?
Tietojen käsittelijänä Suomessa toimii Accon Suomi Oy. Yhteystiedot alla.
Accon Suomi Oy
Y-tunnus 0503574-7
Vasarakuja 19
67100 Kokkola
Puh: 06 8245 100
Sähköposti: info@acconsuomi.fi
Accon Suomi Oy:llä on henkilötietovastaava, jonka tehtävä on valvoa sitä, että kaikki henkilökohtaiset tiedot käsitellään lain ja asetusten mukaisesti.
3 Mitä henkilötietoja keräämme?
Tallennamme sinusta vain työmme kannalta olennaiset henkilötiedot rekisteriin ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeellista.
Tallennamme järjestelmäämme sinusta esimerkiksi tilauksen teon yhteydessä:
- nimen
- sähköpostiosoitteen
- puhelinnumeron.
Lisäksi toki tallennamme yrityksesi sekä tilauksien ja toimituksien tiedot. Tallennamme myös sähköpostiviestisi ja muut yhteydenottosi, jotka koskevat tilausta, tarjousta tai vastaavaa.
4 Tiedonkeruu ja evästeet
Käytämme evästeitä analysoidaksesi käyttäjän käyttäytymistä ja arvioidaksemme verkkosivumme tehokkuutta. Käyttämällä evästeitä pystymme tarjoamaan sinulle paremman käyttökokemuksen ja optimoida verkkosivujamme ja muita palveluitamme. Analysoidaksemme verkkosivujen käyttöä keräämme tunnistamattomia tietoja. Tämän tarkoituksena on koota tilastotietoja, joita valmistamme ja kehitämme verkkosivustolla olevia tietoja. Käytämme Google Analytics, joka on Google-palvelu.
Tiedot käsitellään tunnistattomassa muodossa. Tunnistamattomalla tarkoitetaan sitä, että emme voi seurata kerättyjä tietoja takaisin yksittäiselle käyttäjälle.
Keräämme koko IP-osoitteen, mutta käytämme vain osia siittä. Eli jos IP-osoite koostuu numeroista 195.159.103.82, vain 195.159.103.xx. Lisäksi IP-osoitteet yhdistetään ryhmään eikä niitä käsitellä erikseen.
5 Miten ja mihin käytämme tietoja?
Yhteystiedot sekä muut olennaiset tiedot kerätään ensisijaisesti siksi, että voisimme hallinnoida asiakas-/toimitussuhdettamme ja toimittaa/tilata palveluja/tuotteita/materiaaleja. Tietoja käytetään esimerkiksi tilausten käsittelyyn, laskujen lähettämiseen ja asiakas-/toimittajasuhteeseen liittyvään yhteydenpitoon. Lisäksi pystymme antamaan sinulle eri tilanteissa tarpeellista apua ja hyödyllisiä tietoja. Keräämiemme tietojen avulla pystymme myös analysoimaan, muokkaamaan ja parantamaan palvelutarjontaamme ja yhteydenpitoamme.
Tallennamme yllä mainitut henkilötietosi, jotta voimme paremmin vastata kysymyksiisi, mahdollisiin reklamaatioihin ja tuotevastuuasioihin. Tässä on kyse sekä yhteisen edun hoitamisesta että lain noudattamisesta reklamaatio- ja tuotevastuuasioissa.
6 Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Säilytämme henkilökohtaisia tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen yllä kuvattujen tarkoitusten tai lakisääteisten (tuoteturvallisuus, verotus, kirjanpito) vaatimusten puitteissa. Säilytämme siis erityyppisiä tietoja eripituisia aikoja. Kun tieto aikanaan tuhotaan, se tehdään tavalla, joka ei sisällä tietoturvariskiä.
7 Kenen kanssa jaamme tietoja?
Noudatamme henkilötietojen jakamisessa ja lähettämisessä lakeja ja asetuksia. Saatamme lähettää henkilötietoja eteenpäin esimerkiksi viranomaisille (verotus) tai logistiikkayrityksille (oikea-aikaisten toimitusten varmistaminen). Vaadimme kuitenkin, että esimerkiksi käyttämämme kuljetusyritykset noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta.
8 Tietoturva
Teemme suunnitelmallista ja systemaattista työtä tietoturvan eteen. Käytämme sekä teknisiä että organisatorisia toimia, joiden avulla suojaamme tallennetut henkilökohtaiset tiedot väärinkäytöksiltä. Pidämme huolen siitä, että henkilöstöllä on ajantasaiset tiedot tietosuoja-asioista ja henkilötietojen käsittelystä.
9 Tallennettujen tietojen hallinnointi ja muutokset
On tärkeää, että yhteystietosi ovat oikeat ja ajantasaiset. Voit ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on jotain kysyttävää tai jos haluat tarkastella lähemmin tietoja, joita tallennamme sinusta. Jos huomaat virheitä tai jos tietosi muuttuvat tai yritykseksi yhteyshenkilö vaihtuu, olethan meihin yhteydessä mahdollisimman pian, jotta voimme päivittää tietosi. Sinulla on myös oikeus tarkistaa ja korjata hallussamme olevia henkilötietoja.
10 Tietoturvaloukkausten käsittely
Accon-konsernin yhtiöt ilmoittavat ilman aiheetonta viivytystä tietoonsa tulleista tietoturvaloukkauksista, kuten tietomurroista, vahingossa tapahtuneesta tai lainvastaisesta henkilötietojen tuhoamisesta, hävittämisestä, muuttamisesta, luvattomasta luovuttamisesta taikka pääsystä henkilötietoihin. Ilmoituksessa kuvataan mahdollisimman tarkasti, mitä on tapahtunut, kenen henkilötietoja ja mitä henkilötietoja asia koskee sekä arvioidut lukumäärät.
Accon selvittää ilman aiheetonta viivytystä loukkauksen syyt ja vaikutukset ja suorittaa tarvittavat toimenpiteet loukkauksen lopettamiseksi, haittavaikutusten lieventämiseksi ja vastaavien loukkausten estämiseksi tulevaisuudessa.
11 Muutokset tietosuojalausekkeeseen
Kehitämme jatkuvasti työtapojamme. Tähän tietosuojalausekkeeseen saatetaan tehdä muutoksia ilman etukäteisilmoitusta. Jos teemme lausekkeeseen merkittäviä muutoksia, viestimme niistä sidosryhmillemme vähintään 30 päivää etukäteen.